Bien choisir son TMS Messagerie

Retrouvez tous nos conseils pour choisir un logiciel TMS adapté au transport de type messagerie.

Définir vos besoins

La mise en place d’un nouveau TMS n’est pas un projet qui s’improvise. Il faut absolument avoir les idées claires sur les besoins et les objectifs à atteindre avant de vous lancer dans un processus visant à installer et à utiliser un nouvel outil de gestion.

Pour vous aider, n’hésitez pas à faire appel à vos collaborateurs pour récolter leur avis et notamment l’avis des différents services de votre entreprise (conducteurs, gestionnaires de flotte, atelier, service facturation/comptabilité/paie…). L’analyse des remarques de votre équipe vous permettra sûrement d’y voir plus clair sur les besoins que le TMS devra combler.

Ensuite, après un vrai brainstorming concernant les fonctionnalités et critères indispensables du TMS, vous allez devoir rédiger une expression précise des besoins qui vous permettra d’échanger et d’évaluer les éditeurs avec qui vous souhaitez travailler.
Ce document permettra aux éditeurs de comprendre votre projet et de chiffrer ce dernier pour vous aider à prendre votre décision. Il devra comprendre notamment les objectifs visés par la changement de TMS (ex : plus de dématérialisation), les fonctionnalités attendues (ex : création de tournées adaptées à la messagerie) ou la compatibilité avec les solutions déjà utilisées (ex : EDI, logiciel de facturation, GED…).

Choisir le bon éditeur de logiciel

Le choix de l’éditeur est primordial. Choisir le bon partenaire pour mettre en place un TMS Messagerie dans votre entreprise de transport vous garantit une utilisation performante et pérenne. Plus que les fonctionnalités du logiciel ou le prix, n’oubliez pas de vérifier l’évolution du TMS sur le long terme et la pérennité de l’éditeur ou encore à la fiabilité du SAV. Voici une liste de critères à retenir pour le choix de votre éditeur :

• La solidité financière de l’éditeur ;
• Les délais mis en avant par l’éditeur pour mettre en place le TMS ;
• Les services et moyens de SAV ;
• Les futures évolutions envisagées pour le TMS ;
• La capacité et la volonté affichée de l’éditeur à engager des moyens en R&D ;
• Les formations pour la prise en main du logiciel.

Choisir une solution adaptée à la messagerie

La messagerie est une branche bien spécifique du transport routier de marchandises et nécessite par conséquent des fonctionnalités appropriées. Oubliez donc les logiciels trop généralistes et tournez-vous plutôt vers un éditeur qui vous proposera une solution clé en main pour la gestion du transport en messagerie. Parmi les fonctionnalités indispensables du TMS Messagerie, on retrouve :

• Une synergie parfaite entre les membres du réseau : la messagerie fonctionnant sous la forme d’un réseau, tous les membres du dit réseau doivent pouvoir communiquer efficacement et en temps réel. Votre TMS Messagerie doit donc permettre la communication entre les membres en interne (agences, filiales, entrepôts) mais aussi les membres externes à votre entreprise (sous-traitants, chargeurs…) pour optimiser les étapes de groupage, de tri et de transport. Sa comptabilité avec l’EDI ou une station chargeur est un vrai plus !
• Des tournées optimisées pour le transport messagerie et un planning automatisé : chaque tournée doit être anticipée dans le TRM, et c’est encore plus le cas avec la messagerie. Le planning doit être défini en fonction des étapes de groupage et dégroupage, ce qui nécessite notamment pour le TMS de pouvoir facilement regrouper les marchandises par zone géographique ou par client. Avec un maximum d’automatisation au niveau de la création du planning, vos équipes peuvent gérer plus efficacement le grand nombre de livraisons et de sous-traitants nécessaires au transport de messagerie.
• Une dématérialisation des documents renforcée et une facturation automatique : votre TMS Messagerie doit pouvoir faciliter l’édition des documents de façon dématérialisée et surtout automatisée (BL, eCRM, facture…). Si l’on prend l’exemple de la facturation, votre TMS Messagerie doit pouvoir faire remonter automatiquement toutes les données vous permettant de lancer la facturation dès la validation de la livraison afin de faire face à la facturation de masse inhérente au secteur de la messagerie.

Vous êtes à la recherche d’un TMS Messagerie ? N’hésitez pas à découvrir notre solution PROXYLOG Messagerie. Nous mettons également à votre disposition une solution Réseaux de Transport afin que tous les adhérents de votre réseau puissent communiquer entre eux, en temps réel et de façon sécurisée.