Comment mettre en place des échanges EDI dans votre entreprise de transport routier ?

Vous souhaitez en savoir plus sur l’EDI, et plus précisément comment l’intégrer au sein de votre entreprise de transport routier ? Voici toutes les informations à retenir sur le sujet !

1. Déterminer vos besoins en matière d’EDI

Avant de vous lancer dans l’intégration de messages EDI dans votre entreprise de transport, il est indispensable de réaliser une analyse stratégique pour vous aider à déterminer comment mettre en place des messages EDI et donner les priorités de cette intégration.

Pour ce faire, il vous sera nécessaire de prendre en compte le nombre de fournisseurs, clients, partenaires avec lesquels il serait possible d’utiliser l’EDI, ainsi que le volume et le type de transactions effectués par votre entreprise.
Réaliser cette analyse vous permet de déterminer si l’EDI, dans les différents domaines de votre entreprise de transport, sera rentable. Cette analyse de rentabilité s’effectuera en fonction des volumes de flux qu’il pourrait générer, du temps gagné pour vos équipes mais vous permettra aussi de cibler quels secteurs doit être priorisés pour l’intégration (ex : échange bon de commande avec les clients).

Autre point important : le type d’EDI et de fournisseur réseau EDI utilisés par vos clients et fournisseurs. A moins d’être à l’initiative d’un projet EDI et de convaincre vos partenaires commerciaux de vous suivre, il sera nécessaire de s’adapter à la solution EDI qui prendra en charge l’intégralité des flux (ou au moins un maximum) de votre réseau de partenaires commerciaux (voir le paragraphe suivant sur les différentes solutions EDI).

Enfin, n’oubliez pas d’évaluer le personnel nécessaire au développement et à la mise en œuvre du système EDI (si vous choisissez de développer en interne l’EDI) mais surtout de désigner un coordinateur pour gérer le projet (qui servira d’interlocuteur avec le prestataire choisi).

2. Choisir la solution EDI qui correspond au besoin de votre entreprise de transport routier

Une fois que vous avez obtenu une vision claire de ce dont vous avez besoin, vous arrivez à l’étape du choix de la solution EDI. Plusieurs possibilités sont à votre disposition :

• L’EDI direct (EDI point à point) : ici, vous vous occupez d’intégrer en interne, sans intermédiaire ni entreprise tierce, un moyen de communication en direct avec les partenaires commerciaux.
• L’EDI VAN (Réseau à valeur ajoutée) : un VAN (un réseau sécurisé privé) est ici mis à disposition par un fournisseur réseau.
• L’EDI AS2 (externalisation via un prestataire) : tout passe par votre ERP et un prestataire externe sera chargé du mapping, de la traduction, de l’assistance technique, du fonctionnement du centre de données…
• Le Web EDI (via un navigateur web) : ici, on vous donne accès à l’EDI via une plateforme web depuis n’importe quel navigateur (Chrome, Firefox, Safari, Opéra, Edge…). Il n’y a donc aucune installation à prévoir dans votre système informatique.

3. Intégrer l’EDI au sein de votre entreprise

L’intégration se passe en théorie en plusieurs étapes clés :- L’intégration de l’EDI avec vos logiciels de gestion (extraction et chargement des données)

• L’intégration de l’EDI avec vos logiciels de gestion (extraction et chargement des données)
• Le mappage des données : il s’agit ici de créer une carte (« la map ») qui va permettre la traduction des données utilisées par l’EDI. Un traducteur EDI va utiliser cette carte pour comprendre à quel champ entrant doit être associé chaque donnée et comment celles-ci doivent être formatées. En effet, les entreprises utilisent des données provenant de plusieurs sources, souvent dans des formats différents : la préparation des données et le mapping vont permettre d’uniformiser ces données pour être traitées correctement par le logiciel EDI.- L’installation et la configuration du logiciel de communication qui va envoyer / recevoir les documents.
• L’installation et la configuration du logiciel de communication qui va envoyer / recevoir les documents.

4. Tester l’EDI avec les partenaires

Vu l’importance stratégique de l’EDI, il ne peut y avoir d’à-peu-près. Des tests de transmission et de réception de messages doivent être réalisés avec vos partenaires. En résumé, vous devez envoyer des messages EDI à vos partenaires qui devront vous confirmer qu’ils ont bien reçu ces messages et qu’ils peuvent les traiter. Une fois les tests réussis, vous pourrez passer en production votre projet EDI.

Ce ne sont ici que les grandes étapes ! La mise en place de l’EDI dans votre entreprise de transport routier est processus complexe mais qui au final va booster le travail de vos équipes. Pour en savoir plus sur l’utilisation et l’installation de l’EDI, n’hésitez pas à nous contacter !