Comment mettre en place un WMS ?

19 avr. 2023 09:00

Retrouvez toutes les grandes étapes à suivre pour mettre en place un nouveau WMS au sein de votre entreprise.

Préparation du projet WMS

mise en place wms Dans un premier temps, vous allez devoir constituer une équipe en charge de votre projet WMS et désigner un chef de projet. Elle devra comporter à la fois des collaborateurs opérationnels (pour déterminer les besoins réels des différents postes) et collaborateurs techniques (pour la partie implémentation).

Cette équipe sera notamment chargée de rédiger un cahier des charges pour les éditeurs de solutions WMS.

Avant de passer à l’étape de la rédaction du cahier du charge, l’équipe du projet WMS devra définir la liste des flux physiques et informatiques de l’entreprise ainsi que les processus en place et les besoins d’évolution sur ces deux points. L’écosystème de votre entreprise devra également être étudié et répertorié, aussi bien l’écosystème technique (ERP, TMS, EDI…), que vos clients et fournisseurs ou le matériel de votre entrepôt (convoyeurs, robots de préparation de commandes…).

Rédaction du cahier des charges

Une fois tous les besoins clairement définis, votre équipe en charge du projet WMS va pouvoir rédiger un cahier des charges, c’est-à-dire un document précis à remettre aux éditeurs pour que ces derniers puissent vous faire une proposition.

Ce document devra notamment comprendre :

les objectifs attendus par l’utilisation d’un WMS
les fonctionnalités désirées (avec une différenciation entre les fonctionnalités indispensables et celles utiles mais pas obligatoires),
les exigences techniques inéluctables (ex : la compatibilité avec les outils déjà en place comme un ERP, un TMS…)…

Choix de l’éditeur de WMS

Pour choisir la solution avec laquelle vous allez travailler au quotidien, certains critères sont à vérifier avant de faire votre choix définitif :

La solidité financière de l’éditeur,
Les délais mis en avant par l’éditeur pour mettre en place le WMS,
La capacité de l’éditeur à mobiliser une équipe,
L’ergonomie du WMS,
Les services et moyens de SAV,
Les futures évolutions envisagées pour le WMS,
La capacité et la volonté affichée de l’éditeur à engager des moyens en R&D,
La couverture de vos besoins par le WMS,
Le ROI de l’intégration du WMS…

Suivi du projet et mise en service du logiciel

L’équipe du projet WMS devra veiller à la bonne intégration du logiciel au sein de l’entreprise et sera en contact permanent avec l’éditeur.
Elle aura pour mission de suivre l’avancement des différentes étapes de l’intégration (déploiement initial, tests, recettages, migrations des données…).
L’équipe devra également valider le paramétrage du système et tester les interfaces pour vérifier que tout fonctionne et s’assurer du respect du cahier des charges.

Une fois que tout a été validé par l’équipe du projet WMS, le logiciel pourra être mis en service.

Formation de vos collaborateurs au nouveau WMS

L’utilisation d’un nouveau logiciel implique forcément un temps d’adaptation pour les utilisateurs, mais pour le maîtriser complétement, une formation s’impose.

Vous pouvez par exemple former certains de vos collaborateurs au nouvel outil avec l’aide de l’éditeur de WMS puis réaliser en interne des formations à l’aide des personnes déjà formées. Vous pouvez également choisir de faire réaliser l’intégralité de cette formation via l’éditeur pour chaque collaborateur en ayant besoin.

A l’heure de la dématérialisation, il est possible de suivre à distance des formations, ce qui en facilite grandement l’organisation. A vous d’en discuter avec l’éditeur de logiciel pour trouver la solution la plus adaptée à votre entreprise.
Et n’oubliez pas que les formations peuvent souvent être prises en charge par votre OPCO !